作為企業中負責用工糾紛處理的直接職責崗位人員，當出現勞動爭議案件時，企業負責人必定會將案件交由HR經辦和處理。

因此，HR需要知曉代理和處置勞動爭議案件需要準備哪些資料和文件。

授權委託手續

員工訴告的是企業，但企業又是法律上的擬製主體，無法自我發聲。因此，需要由企業出具授權手續委託自然人代表其進行訴訟活動。

因此，授權委託手續是HR代表企業處理勞動爭議案件的必備資料。一般包括：

1、公司蓋章的《授權委託書》（一份交仲裁或法院即可）。其中須寫明授權人信息（公司方信息），受託人信息（HR個人信息），授權權限和案件名稱。在文書最後，由公司蓋章便可。

2、公司蓋章的《法定代表人身份證明書》（一份交仲裁或法院即可）。其中須按照公司工商登記的信息寫明法定代表人的姓名和職務。在文書最後，由公司蓋章便可。

3、公司蓋章的營業執照複印件一份。

4、HR的身份證複印件一份、HR的勞動合同複印件一份（沒有勞動合同的也可提供近半年的社保繳費記錄），勞動合同期限須在有效期內。

5、部分仲裁或法院會要求提交法定代表人個人的身份證複印件一份。

提交上述資料後，HR便可依法代表企業發言和提交證據。

必備證據材料

依據勞動爭議案件的特點，總結歸納勞動爭議訴求的種類，下述證據材料是絕大部分勞動爭議案件所須準備且應提交的：

1、勞動合同

可以這麼說，勞動合同是解決勞動糾紛眾多證據中排位最高的，效力最強的證據。因為糾紛的解決，就是尋找依據、定判是非的過程。

因此，勞動合同中的條款便是首當其衝。仲裁員和法官，會通過對勞動合同內容的審查，尋找裁判爭議的依據。

而且，就某一爭議點，若勞動合同中的文字與其他證據出現衝突時，應當優先適用勞動合同。

總結：勞動合同的價值不僅能證明雙方建立了勞動關係，其中的條款表述若對辨析爭議有利的，HR也應在舉證中一併陳述和提醒。

2、考勤記錄（考勤表）

勞動爭議案件中，員工訴求中的絕大比例都與工資有涉，而工資的計發與扣減又與員工出勤狀況息息相關。

因此，HR應將員工最近一年的考勤記錄備齊。如考勤記錄系紙質，HR應將該資料複印置放。

如考勤記錄是存於電腦或第三方軟件中，HR應將其整理後打印存放。對於存在工資扣減事實月份的考勤記錄，HR應當重點回顧和研究分析。

3、工資發放記錄（工資表）

之所以工資發放記錄是必備證據之一，是因為該記錄中會記載構成項目和計算金額。

它的呈現能夠讓仲裁員或法官更加直面地瞭解員工的工資發放情況，也能夠令其更加迅速切入雙方關於某月某項工資的爭議要點。

因此，HR應當至少準備最近一年的工資發放記錄以供核查。

4、規章制度和民主程序

這一證據主要是出現在員工被直接辭退的案件中。當員工出現某種違紀違規行為時，企業會引用規章制度中的某一條款作為依據行使辭退權利。

員工不服訴諸法律維權的，企業作為辭退方須提供規章制度作為證據並向仲裁庭或法庭說明原委和原由，適用的是何章節的何條款。

因為關係規章制度的合法與否以及能否作為定案依據，除了規章制度本身外，企業還須提供規章制度如何制定及公示的證據；

如規章制度經過全體職工平等協商和民主表決的相關過程和記錄，等等。

5、工會程序文件

在企業主動辭退勞動者的案件中，工會程序文件是必不可少的證據。否則，企業的辭退行為便是違法。

根據企業是否自有工會組織，HR需要準備的證據材料包括：工會關於擬辭退決定的批覆蓋章文件（自有工會組織），辭退決定抄送街道工會的通知（企業未設立工會組織）。